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Técnicas para ser más productivo con el email del trabajo

Mal utilizado, el correo electrónico es un agujero negro en el que se pierde la productividad de las personas. Pese a ser una herramienta esencial en gran cantidad de empresas, su uso puede llegar a provocar un gran estrés, ya que en general, casi nadie lo usa correctamente. Si te sientes identificado con estas palabras, sigue leyendo porque te vamos a mostrar cinco técnicas para ser más productivo con el email del trabajo:

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No comprobar el email del trabajo en todo momento

Muchos trabajadores acostumbran a comprobar constantemente el correo electrónico para ver si entra algún email importante. En otros casos, es la notificación de email recibido la que capta la atención de la persona para que deje lo que esté haciendo y consulte el correo.

Ambas situaciones lastran la productividad. Para evitar distracciones y pérdida de concentración, lo recomendable es desactivar las notificaciones y consultar el email del trabajo solo cuando sea necesario. Puedes probar a reservar momentos concretos del día para ello. Por ejemplo, consultar el email una vez cada hora y media.

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No convertir el email del trabajo en una herramienta para conversar

El uso del correo electrónico está tan generalizado que a veces lo utilizamos sin ser realmente necesario, simplemente porque creemos que “es más rápido”, cuando no lo es. Es más productivo hacer una llamada de 30 segundos para resolver una duda que iniciar un intercambio de tres o cuatro emails para esa misma consulta.

Hay que evitar a toda costa convertir el email del trabajo en una herramienta de conversación tipo Whatsapp. Para ello, ya existen aplicaciones como Slack, mucho más eficientes y mejor implementadas. La regla básica a seguir es que si no quieres que bombardeen tu buzón de entrada, lo mejor es que tú no bombardees el de otras personas. En otras palabras, manda menos emails y así recibirás menos.

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Usar adecuadamente el campo del ‘asunto’

El campo “Asunto” tiene como función informar con pocas palabras al receptor del mensaje sobre el contenido del mismo. Hay que lograr sintetizar en una sola frase y con pocas palabras la ideal general del email, para que el que lo lea pueda clasificarlo y darle mayor o menor prioridad. Lo ideal es que la lectura de este campo sea suficiente para entender el motivo del email sin necesidad de entrar a leer todo su contenido.

Por ejemplo, si queremos enviar el acta de una reunión a un compañero, una mala descripción en este campo sería “Acta de la reunión”. Sería mejor especificar “Acta reunión Equipo de Ingenieros 15 Noviembre”.

Usar indicadores de colores y carpetas

Al final, el buzón de entrada del correo se convierte en una especie de disco duro que contiene gran cantidad de información, tanto personal como laboral. Para evitar que esta se disperse y nos imposibilite acceder a la misma con rapidez, lo mejor es usar los indicadores de colores y crear carpetas y subcarpetas para clasificar los mensajes. Al acabar la jornada de trabajo, la bandeja de entrada debería estar vacía y todos los emails clasificados.

Hacer limpieza del email del trabajo

Al igual que es importante clasificar bien los emails, también lo es borrar los que no necesitas conservar. Si de media recibes tres mensajes al día, al cabo de un año tendrás 1.095 correos. Si esta cifra te parece difícil de gestionar, imagina recibir 30 emails diarios (10.950 en un año). Es totalmente imposible trabajar con tantos correos archivados, por lo que hay que hacer limpieza y borrar sin miedo aquellos que estamos seguros que no necesitamos conservar.

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