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Estas son las causas por las que pierdes el tiempo en el trabajo

Entras a las 9 de la mañana a la oficina y antes de que te des cuenta es la hora del almuerzo. Sin embargo, sigues teniendo un montón de trabajo pendiente. Has estado toda la mañana sin parar de hacer cosas pero parece que no has hecho nada. ¿Qué ha pasado? Muy sencillo, no has optimizado tu tiempo. Sin saber por qué, eres poco productivo.

Te mostramos los agujeros negros de tiempo por los que tu productividad se va al garete.

Pierdes el tiempo en el trabajo y estos son los motivos

1º. Arrancas sin objetivos.

Cuando te sientas por primera vez frente al ordenador deberías hacerlo con los objetivos del día ya definidos desde el día anterior. No puedes arrancar como pollo sin cabeza, sin rumbo claro y sin saber cuáles son tus objetivos.

2º. No estás organizado.

Las listas son maravillosas, úsalas. Son imprescindibles para estar bien organizado. Si la quieres en formato digital, te recomendamos la app Wunderlist. Deberías usar también Evernote, la mejor extensión posible para tu cerebro; o Google Calendar, para poner un poco de orden en tu agenda. Para trabajo en equipo la mejor opción es Asana.

3º. Procrastinas.

Es una de las palabras de moda cuando se habla de productividad. Repite conmigo: no dejaré para el final del día las tareas más feas y menos agradables. Toma el control y haz lo que tengas que hacer lo antes posible. El mejor momento es ahora mismo.

4º. Abusas del email.

No puedes estar consultando el correo electrónico varias veces cada hora, y mucho menos tener las notificaciones de correos entrantes activa y leer los emails según te van llegando. El email es uno de los agujeros negros más temibles para tu productividad. Debes limitar su uso y ponerte reglas estrictas. Por ejemplo, solo mirar el correo una vez cada dos horas.

5º. No delegas en otros.

No te lo tomes a mal, pero no eres tan importante. Si tienes responsabilidades, no puedes convertirte en el cuello de botella de tu departamento o de tu empresa y pretender dar el visto bueno a todo. Has de ser capaz de delegar en otros y así tener más tiempo para centrarte en las cosas que verdaderamente son importantes.

6º. No controlas las interrupciones.

Es normal en toda oficina que haya imprevistos en forma de interrupciones constantes. Haz de hacerle saber a todo el mundo que no eres accesible para nadie en ciertos horarios. Incluso tu jefe ha de tener claro que a determinadas horas del día estás haciendo tareas importantes y que por el bien de la empresa no se te puede molestar.

7º. Estás cansado.

Si no duermes bien, no practicas un poco de deporte o no llevas una dieta más o menos saludable, estarás cansado, y si llegas cansado al trabajo no ofrecerás la mejor versión de ti mismo. Has de aprender a relajarte y descansar. Ya no solo se trata de ser productivo en la oficina, sino también de disfrutar de una buena calidad de vida.

8º. Asistes a demasiadas reuniones.

El orden adecuado para resolver un problema debería ser: primero, email; segundo, llamada de teléfono; tercero, videoconferencia por skype. Y si a pesar de esto sigue siendo necesario hacer una reunión, esta ha de tener hora de inicio y de fin programada. Treinta minutos es más que suficiente para resolver cualquier problema. Más que eso ya es hacer vida social.

9º. No sabes decir que no.

¿Podrías..? No. ¿Te importa hacer..? No. ¿Serías tan amable de..? No. Hay que perder el miedo a decir que no. Si vas regalando síes a cada propuesta de tarea que te ofrezcan te dispersarás y tu trabajo no hará más que aumentar.

10º. Trabajas en multitarea.

Si empiezas una tarea, no la acabas y empiezas otra, tampoco la acabas y sigues con otra y sucesivamente vas acumulando una tarea inacabada tras otra, al final no sabes ni lo que estás haciendo. Haz solo una cosa. Cuando la acabes, empieza otra. Y así sucesivamente.

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