ahorrar en material de oficina

Cómo ahorrar en material de oficina

Dicen que las crisis agudizan el ingenio. Y esto, para las empresas, supone un verdadero desafío. Sin margen para incrementar los ingresos, la única salida posible es en muchos casos reducir los gastos. Sin embargo, lo difícil es saber por dónde empezar. Hoy hablamos de cómo ahorrar en materia del oficina.

No es fácil ni sencillo tomar algunas decisiones empresariales, pero siempre es posible comenzar por lo más básico. Muchas empresas saben que desperdician muchos recursos en su oficina, pero con sencillos gestos podrían remediarlo. Por eso, os dejamos unos pequeños consejos para ahorrar en material de oficina.

Estos son nuestros consejos para ahorrar en material de oficina

1º. Imprimir solo lo imprescindible

En plena era digital, todavía son muchos los trabajadores que imprimen páginas y documentos interminables, aunque muchas veces no sean imprescindibles para el desarrollo de la actividad. Las impresoras y la tinta son dos de los elementos que más gastan dentro de cualquier empresa así que, ¿por qué no empezar por aquí?

Además de ahorrar, ayudaremos al medio ambiente, al evitar el consumo discrecional de papel y de la tinta de las impresoras. Y si todavía sigues necesitando imprimir, mejor hazlo por ambas caras y en blanco y negro. Esta es una de las claves para ahorrar en material de oficina.

2º. Utilizar materiales reutilizables

Las montañas de papel en las oficinas son una constante que se repite en todas las empresas. Sin embargo, rara vez se utilizan de manera eficiente, ya que muchos trabajadores emplean varias hojas para un mismo borrador que bien podría ocupar una sola cara.

Además, utilizando materiales reutilizables evitaremos despilfarros por parte del personal. Por ejemplo, utilizar clips en lugar de grapas o bolígrafos y plumas a los que se les pueda rellenar la tinta.

3º. Los equipos mejores duran más años

Muchas empresas son partidarias de ofrecer a sus empleados el equipamiento informático más básico que puedan, ya que el desembolso inicial es mucho menor. Sin embargo, a la larga lo barato acaba saliendo caro y estaremos renovando los equipos antes de lo previsto.

En estos casos, es conveniente saber en cuánto tiempo se amortizan estos dispositivos. Es mejor un equipo informático de 1.200 euros que se deprecie a los quince años de vida que otro de 500 € cuya amortización no supere los cinco.

4º. Digitalizar todo lo posible

Cuanto más elementos estén en formato digital en lugar de formato físico, mejor. Empezando por los emails y las facturas a los clientes, siguiendo por la contabilidad de la empresa y las nóminas de los empleados y acabando con la declaración de impuestos, en pleno siglo XXI siempre existe una solución informatizada que permite ahorrar en material de oficina, además de reducir fallos humanos.

5º. Optimizar las compras a tus proveedores

Las compras a nuestros proveedores no siempre son las más baratas, pero tiene solución. Podemos empezar por comparar otras ofertas, comprar en grandes volúmenes o aprovechar las ofertas de material de oficina.

Y, por supuesto, no olvides pedir factura siempre. Sin ella, no podrás deducirte el IVA de estas compras.

6º. Concienciar a los empleados

Es, sin duda, el punto más importante para ahorrar y, a la vez, el más difícil de llevar a la práctica. Sin que los empleados participen del ahorro, nada de lo anteriormente expuesto sería posible.

Por eso, y aunque en algunas empresas es más fácil que en otras, la concienciación es un elemento fundamental si queremos ahorrar en nuestra oficina. De ser necesario, una opción es restringir el acceso a ciertos materiales y elementos.

 

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